Аккаунт не активирован. Проверьте почту . 
  1. Работа в Украине
  2. Публикации о работе

Приводим в порядок рабочие бумаги

8 Январь, 2013 20659
У Вас на рабочем месте полный беспорядок, кипы неизвестно откуда взявшихся бумаг, отчеты многолетней давности, текущие вип-договора среди черновиков? Как часто, когда вам срочно нужно отыскать необходимый документ, Вы проклинали свою неорганизованность и зарекались выкинуть горы ненужных бумаг, которые захламляют Ваш стол? При этом периодические «чистки» которые Вам удается провести, приводят лишь к временному результату? Уже через неделю Вы в который раз убеждаетесь, что «засилие» бумажного хлама неистребимо?
 
Согласно статистике бумажная работа занимает у управленцев не менее 50% рабочего времени. При этом если суметь более рационально организовать работу с бумагами, можно реально повысить производительность труда без необходимости задерживаться после работы или брать работу на дом.
 
Начинать оптимизацию бумажной работы стоит с правильной организации рабочего пространства.
 
Стеллажи с документами во множестве кабинетов находятся в противоположных углах комнаты. В этом случае неизвестно, что более рационально: хранить рабочие документы на специальных стеллажах, и постоянно к ним бегать или оставить все необходимое под рукой на столе и путаться в кипах бумаг. Отсюда вывод: если Ваша деятельность связана с необходимостью постоянного обращения к различным документам, просто поставьте шкаф для документов рядом с Вашим столом. Поверьте, производительность возрастет в десятки раз!
 
Для удобства хранения документов можно завести глубокие ящики (аналог банковским), в которых документы размещены вертикально, и поиск производится по подписанным корешкам файлов. Такая система хранения документов наиболее широко распространена на западе.
 
Очень удобны для работы со срочными документами настенные карманы для документов. У секретаря они могут использоваться, например, для сортировки входящей и исходящей корреспонденции. Для хранения справочной литературы или нормативных актов, к которым часто приходится обращаться, можно прибить над столом навесную полку. Для хранения личных вещей используйте напольные ящики.
 
Если рабочее пространство Вам удалось организовать наиболее оптимально, то после этого необходимо заняться систематизацией документов.
 
Без сожаления избавьтесь от лишнего: рекламных буклетов, старых газет и журналов, копий документов (если у вас есть оригиналы), старых отчетов и черновиков писем и предложений.
 
Для оставшихся документов заведите специальные папки. Присваивая папкам то или иное название, подумайте, в каком контексте вам может понадобиться этот документ. Если бы вам нужно было его найти, в каком разделе Вы стали бы его искать? Давайте папкам достаточно конкретные, но при этом емкие названия. Так отчет о продажах керамической плитки за сентябрь, например, стоит поместить в папку «продажи керамической плитки 2012г.» или в папку «отчеты о продажах (сентябрь)», но никак не в специальную папку «отчет о продаже керамической плитки за сентябрь».
 
Если вы отслеживаете специализированные издания, приобретите папки-скоросшиватели для журналов – они не только сэкономят место, но и позволят систематизировать периодику.
 
Кроме этого, для простоты поиска, папки желательно рассортировать по категориям, каждая из которых будет либо стоять на отдельной полке, либо иметь свой цвет. К примеру, папки с документами, относящимися к финансам, могут быть зелеными, по рекламе и маркетингу – красными, персоналу – синими, развитию компании – оранжевыми и т.п. В этом случае цвет папки будет определенным индикатором ее содержания, что также значительно упростит процесс поиска необходимой информации.
 
Вполне вероятно, у Вас будут такие документы, которые Вам в принципе не нужны, но возможно когда-либо понадобятся. В этом случае составьте перечень этих документов, а сами папки отнесите в архив или сложите в коробки (к примеру, от пачек из-под бумаги) и поставьте их на самую нижнюю или верхнюю (наименее доступную) полку.
 
Итак, все документы пересмотрены и разложены по соответствующим папкам. Прежде чем разместить их на стеллажах, составьте полный перечень названий папок с учетом соответствующей категории (цвета).
 
На этом работу по систематизации деловых бумаг можно считать завершенной.
 
Однако, чтобы существующий порядок сохранился, необходимо выработать единую методику работы с документами и в будущем ее неуклонно придерживаться. Можно конечно не «изобретать велосипед заново», а воспользоваться одной из уже существующих. Так, по одной из них, получив документы, Вы должны сразу определиться, что с ними делать: прочитать, ответить, передать кому-то другому, выбросить. Кроме того, если входящее письмо или запрос требует короткого ответа – сразу же отвечайте на него.
 
Специалисты рекомендуют завести правило держать под рукой три папки: СДЕЛАТЬ, ПРОЧИТАТЬ, СОХРАНИТЬ. Это позволит проводить первоначальный фильтр документов. При этом к каждому документу из папки сделать рекомендуется прикрепить цветной листок с пометкой, что именно и к какому сроку нужно выполнить (или надписать карандашом на полях). Таким простым способом уже на начальной стадии знакомства с документами Вы сможете определить приоритетность дел.
 
Если же Вам сложно сразу решить, стоит выкинуть этот документ или его оставить, отложите его в отдельную папку. В конце недели все собранные в этой папке документы пересмотрите – скорее всего, Вы уже сможете определиться, что с ними делать.
 
Помните, раз в полгода или год необходимо проводить генеральную ревизию документов. При этом от всех ненужных и устаревших документов стоит избавляться без сожаления.
 
Читайте также:
«Работоспособность на минимуме и все валится из рук?»
«Вашей работе мешает шум в офисе?»
«Эффективность сотрудников и команды - залог успешного бизнеса»
«Учимся экономить на мебели для офиса»
«Как оставаться здоровым при сидячей работе в офисе»
 


Читайте также