Аккаунт не активирован. Проверьте почту . 
  1. Работа в Украине
  2. Публикации о работе
  3. Все о работе
  4. Это важно знать каждому

Как правильно работать с электронной почтой?

8 Февраль, 2012 657
Зачастую даже новых входящих писем не видят. А порядок важен во всем, тем более в мелочах. Давайте попробуем разобраться: почему так происходит и как с это исправить?

Однажды знакомая попросила меня подготовить ей рекламный материал. Я подготовил и отправил по электронной почте на ее электронный адрес. Она позвонила обеспокоенная – мол, ничего не получила. Я повторил – та же история. Отправил с другого адреса – и опять она не видит моего письма. После пятой попытки я решил сам заглянуть в ее почтовый ящик и обнаружил там около 3000 писем, отсортированных по отправителю! Не удивительно, что она ничего не могла там толком найти.

Еще один пример. У другого знакомого в офисе есть общий электронный адрес, письма на который читают несколько человек. Там такая же история. Каждый читает только те письма, которые адресованы ему, а остальные так и остаются непрочитанными. И в этом почтовом ящике невозможно что-то нужное найти.

Я у себя решил эту проблему. У меня почти всегда практически пустой почтовый ящик. И это не значит, что мне никто не пишет. Сегодня, например мне пришло более 50 писем. Иногда приходит и больше. Просто я с этими письмами работаю. Давайте рассмотрим как.

Во-первых, у меня настроены сортировщики писем, которые раскладывают отдельные письма по определенным папкам. Это стандартная функция любого почтового клиента или веб-интерфейса. Например, письма от важных контрагентов или клиентов сразу попадают в специальную папку. Я их вижу и могу незамедлительно на них отреагировать.

Также при помощи сортировщика писем по отдельным папкам раскладываются различные почтовые рассылки, на которые я подписан, и уведомления с некоторых сайтов. Эта информация не требует незамедлительного реагирования и может быть прочтена на досуге или в качестве перерыва.

Теперь перейдем непосредственно к делу. Все поступающие письма обрабатываются мною следующим образом:

 Если письмо просто о чем-то меня информирует и не требует контроля, то я его читаю и удаляю;
 Если письмо требует контроля, то я его либо оставляю во входящих, и оно мне мозолит глаз каждый раз, когда я просматриваю почту, либо записываю себе задачу в органайзер;
 Если письмо требует ответа, и я могу на него ответить сразу, то я отвечаю и удаляю письмо и ответ на него;
 Если письмо требует ответа, но я не могу на него сразу ответить (мне надо подумать или найти какой-то материал), то я оставляю его во «Входящих» до тех пор, пока не отвечу, а потом так же удаляю;
 Если письмо чем-то мне интересно или полезно, то я его перемещаю в папку «Интересное» или «Полезное» (у меня есть еще несколько папок аналогичного назначения);
 С письмами, автоматически отсортированными в отдельные папки, я поступаю аналогично.

Таким образом, у меня во «Входящих» остаются только письма, на которые я еще не ответил, либо требующие дополнительного контроля. То есть у меня практически всегда пустой почтовый ящик.

С исходящей почтой все происходит аналогично. Если письмо требует контроля, то оно лежит в исходящих. Если не требует – удаляется.

Стоит также заметить, что я крайне редко пользуюсь почтовым веб-интерфейсом. Почтовый клиент мне представляется намного удобнее.

Я пользуюсь такой системой довольно продолжительное время, она очень удобна. Рекомендую.


Читайте также
  • Тестовое задание: «развод» наивных или «бракосочетание» с вакансией? 8 Декабрь, 2016Стоит понять кому, кто и для чего предлагает выполнение тестовых заданий и чего следует опасаться кандидатам на самом деле.
  • Реформа оплаты труда 2017 7 Декабрь, 2016На днях на заседании Верховной рады был принят законопроект №5130 об оплате труда. Как известно, Верховная Рада давно обещала значительные изменения для украинцев в вопросах оплаты труда, внесение единого социального налога, пенсионного обеспечения, социальной политики и прочего. Первым значительным решением стало повышение уровня минимальной заработной платы до 3200 гривен, которое вступит в силу автоматически с 01.01.2017. Принятая 6 декабря реформа оплаты труда также вступает в действие с 1 января нового года, а также внесет конкретные изменения в Кодекс законов о труде.
  • «Мусорщик», «киллер» и другие «особенности» интернет поиска работы. 7 Декабрь, 2016Помня, о неплохих заработках в студенческие годы, которые давала нам: студентам –биологам, подработка (да простит меня Небо) на дежурствах в провинциальном морге и на покраске высоченных труб местной мануфактуры, я начал иступлено бомбить интернет запросами типа «ищу грязную работу» или «возьмусь за высокооплачиваемую рискованную работу».
  • Тот самый фриланс: романтика и ужасы свободного полета 6 Декабрь, 2016Возможности современного мира, все чаще позволяют человеку делать вещи, еще в недалеком прошлом неприемлемые. Как, например, работать фрилансером.
  • Причины смены рабочего место специалистами IT 5 Декабрь, 2016Результаты последних опросов IT-специалистов показали, что, в основном, работники довольны своей работой и родом занятий. Тем не менее, многие специалисты IT-сферы серьезно задумываются о смене рабочего места в 2017 году.