Аккаунт не активирован. Проверьте почту . 
  1. Работа в Украине
  2. Публикации о работе
  3. Все о работе
  4. На работе

Секретарь, это звучит гордо! Обязанности секретаря.

20 Май, 2010 2797
Таким нелицеприятным образом данная профессия обязана и до сих пор встречающимся существам с куриными мозгами, которые не заслуживают никакого другого обращения, кроме как «секретарша».

Секретарь, это звучит гордо!

Если же посмотреть на профессию секретаря, то Вы увидите, что это довольно ответственная и серьезная должность. Это не просто ответы на звонки и набор текстов. Опытный секретарь способен стать, по сути, вторым после начальника лицом на предприятии, поскольку именно через секретаря проходит вся входящая и исходящая информация, именно секретарь в курсе всех событий, которые происходят на фирме.

Секретарь – многофункциональная должность, в отличие от бухгалтера, сфера обязанностей которого включает исключительно финансовые вопросы, или других узконаправленных отделов, секретарь должен уметь решать вопросы из разных областей, он, как и директор должен быть в курсе всего происходящего, довольно часто он знает намного больше, чем сам руководитель.

Обязанности секретаря.

1. Ответы на телефонные звонки. Секретарь не только обязан мило поприветствовать звонящего по телефону, но и сообщить, с кем в данный момент можно связаться, с кем нет, кто находится на рабочем месте, а кто в данный момент на важной деловой встрече и освободиться только к вечеру (если вообще освободиться, поскольку разговаривать со звонящим абсолютно не желает). Опытный секретарь знает на память внутренний номер каждого из сотрудников, способен запомнить ту информацию, которую оставляют для каждого из членов команды. В обязанности секретаря входит бронирование мест в самолёте и номеров в гостинице. Довольно часто им поручаются различные деловые звонки общего содержания. В круг обязанностей секретаря входит приём факсимильных сообщений и их отправка. Даже если в компании до десятка человек, работа секретаря является довольно сложным делом, не говоря уже о тех компаниях, где штат превышает двадцать и тридцать человек.

2. Работа с документацией. Делопроизводство требует внимания, усидчивости, прилежности и, главное, систематической работы. Определённые документы следует зарегистрировать, другие сдать в архив, те отдать как можно скорее на подпись, а эти набрать и распечатать в нескольких экземплярах. Для тех компаний, которые работают с несколькими заказчиками, обязательно верно рассортировать документы, чтобы при необходимости любой документ можно было найти  в сжатые сроки.

3. Работа с офисной техникой. Секретарь должен быть на «ты» с такими серьёзными агрегатами, как факсы, плоттеры, сканеры, принтеры и копиры. Для многих даже настройка собственного сотого является большой проблемой. Кроме всего прочего, секретарь обязан следить за исправностью оргтехники и за наличием всех необходимых расходных материалов.

4. Работа на компьютере. Быстрый и грамотный набор текстов – важное умение для секретаря. Также необходимо уметь составлять электронные письма, создавать различные презентации, заполнять электронные таблицы, осуществлять поиск информации в Интернете.

5. Держать руку на пульсе. Многие фирмы возлагают на плечи секретаря  заботу о наличии офисной бумаги, канцелярских принадлежностей, иногда запасов чистой воды и организацию доставки обедов. Традиционно для клиентов и партнёров секретарь должен создать комфортную обстановку и предложить чай или кофе. А также это секретарь умеет успокоить настойчивого посетителя, который хочет срочно видеть находящегося на деловой важной встрече руководителя.

Признанием значимости работы секретаря может стать тот факт, что в случае их вынужденного отсутствия в офисе царит хаос и паника.

Не унижайте достоинства секретарей, обращаясь к ним с обидным «секретарша»!


Читайте также
  • Наперегонки с инфляцией: спринт, марафон или спортивная ходьба 2 Декабрь, 2016Хочется верить в лучшее. Наши «тренеры» понемногу переходят от «спортивной ходьбы» к изнурительному «марафону», обещая индексацию и в следующем году. Причем, грядущая индексация, просто пугает своими цифрами.
  • В обход стереотипов: секрет вашего успеха на собеседовании 1 Декабрь, 2016Если вы столкнулись с проблемой в уверенности благоприятного исхода вашего предстоящего собеседования, прочтите это до конца и… получите свою работу!
  • Работа на Новый год30 Ноябрь, 2016

    Начало декабря – отличное время, чтобы задуматься о новогодних и рождественских праздниках, а также о своей занятости на этот период времени. Некоторым специалистам к этому времени не удалось трудоустроится, но это вовсе не значит, что они в безвыходном положении. Для многих соискателей работа на Новый год – это возможность получить хорошую прибыль и заработок. Именно поэтому они оставляют на рождественский период большие надежды.


  • Отредактируйте свое резюме прямо сейчас!28 Ноябрь, 2016Очень часто соискатели сталкиваются с проблемой застоя в поиске трудоустройства. Это может происходить по разным на то причинам и одной из самых разрешимых является некачественно составленное резюме. Как известно, резюме обеспечивает первое знакомство соискателя с работодателем, именно поэтому оно должно быть безупречным и грамотным. Многие HR-менеджеры настоятельно рекомендуют всем соискателям перед рассылкой резюме вычитывать документ, а давно ищущим работу срочно отредактировать его.