Не засыпайте в своих креслах

Увы, плохо спланированное и проведенное совещание имеет как раз обратный эффект и может не только привести к нулевому результату, но просто стать скучным непродуктивным времяпрепровождением для участников и просто кошмаром для организатора. Неустановленный регламент и нескоординированные выступления, отсутствие контроля над процессом превращают благое намерение в изматывающую душу потерю времени. Ни один стремящийся к успеху менеджер не может позволить себе быть настолько расточительным. Чтобы мотивировать сотрудников и вести команду к успеху не забывайте о следующих важных вещах, когда будете планировать следующее совещание.

Созывайте совещание когда это действительно необходимо: не расточайте ценное время своих же сотрудников
Совещания существуют для того, чтобы ставить задачи, назначать исполнителей, определять сроки исполнения по конкретным вопросам и контролировать процесс. Поводов для созыва совещания может быть множество – разработка стратегии, вывод на рынок нового продукта, обсуждение бюджета – но в любом случае, собрание не должно превратиться в пустую трату времени. Созывайте совещание только тогда, когда в этом действительно есть необходимость, иначе вы просто потеряете время – свое и чужое.

Наметьте рабочий план
Если вы придерживаетесь политики проведения еженедельных совещаний, старайтесь внести «летучки» в расписание на вторник или среду – это самое оптимальное время, когда легче сконцентрировать внимание участников. Самый неудачный день для производственных совещаний – пятница. Такое планирование чревато тем, что сотрудники, уже настроенные на выходные, не смогут участвовать в полную силу, а в понедельник им будет сложно вспомнить, какие задачи были поставлены. Если возможно, проводите собрание в первой половине дня, чтобы к исполнению поставленных задач сотрудники могли приступить в тот же день. Ведь тогда тот энтузиазм, которым вы зарядите их на встрече, найдет немедленное воплощение в действии, принося более быстрый результат.

Продумайте регламент и убедитесь, что обсуждаемые вопросы касаются всех присутствующих
У любого собрания должна быть повестка дня с конкретными вопросами для обсуждения, о которых лучше оповестить сотрудников заблаговременно, чтобы они успели подготовиться. Составляйте регламент на каждое совещание, а не просто копируйте стандартную форму, по которой вы работали в прошлый раз. Если у вас нет новых вопросов для обсуждения, ваше совещание не принесёт результатов крах, поэтому определите для себя, в чем важность и цели конкретного совещания и сумейте донести эту информацию до всех.

Также важно решить, кто будет присутствовать на совещании – обсуждаемые вопросы должны быть интересны всем, иначе не участвующий в обсуждении сотрудник будет вынужден молча наблюдать за происходящим, а ведь в это время он мог бы заняться чем-то полезным для компании. Действительно, эффективней провести несколько коротких целевых совещаний по отделам, чем одно длинное, на котором вы будете пытаться решить все вопросы сразу.

Подготовьте место встречи
Заранее продумайте, как рассадить участников совещания – от этого тоже зависит его продуктивность. Например, если вам нужно выработать решение или обсудить проблему, идеально подойдет круглый стол, если нужно сделать презентацию перед большой аудиторией, показать что-то на флип-чарте или слайд-проекторе, можно рассадить людей друг за другом, как в зрительном зале. Для собрания, где планируется и презентация и обсуждение, подойдет стол в форме полукруга.

Структура прежде всего
Начните совещание с чего-нибудь приятного, возможно, шутки – это оживит всех и настроит на нужный лад. Затем огласите повестку дня, выступающих и процедуру ведения. Назначьте ведущего, человека, компетентного в обсуждаемом на данный момент вопросе, а также старшего совещания, который будет озвучивать главные мысли и подытоживать сказанное, не давая участникам и ведущему отклоняться от темы.

При составлении регламента старайтесь учитывать понятие концентрации внимания. Взрослый человек может адекватно воспринимать поток однообразной информации 20-25 минут, поэтому рекомендуется перемежать выступления дискуссиями, показывать слайды, использовать видеоматериал. Помните о цели мероприятия и не выходите за намеченные временные рамки. Заканчивайте собрание в то время, когда запланировали, даже если какие-то вопросы остались нерешенными. Такая дисциплина научит всех в следующий раз быть более оперативными.

Решайте только производственные вопросы
Не стоит превращать совещания в «разборы полетов», особенно не желательно с этого начинать, иначе люди будут переваривать услышанное, вместо того чтобы включаться в процесс работы: уважайте своих коллег, и вы достигните лучших результатов. В России почему-то считается нормой повышать голос во время собрания, выражать недовольство или даже гнев. Совещание – не место для такой критики. Если вы хотите обсудить поведение или работу человека, то лучше пригласить его для личной беседы и разрешить все трения с глазу на глаз.

Поощряйте активность
Отведите какое-то время на собрании на то, чтобы любое подразделение могло огласить актуальный вопрос или осветить проблему, только не пытайтесь решить их тут же, а по необходимости назначьте отдельное совещание.

Подведите итоги и назначьте ответственных
Наконец, помните, что конечной целью совещания является принятие решений. Их нужно зафиксировать письменно, назначить ответственных и исполнителей, установить сроки исполнения и способы контроля. Когда вы это сделаете, вам останется принять лишь одно правильное решение – разойтись и приступить к исполнению.

Производственные совещание – один из самых стереотипных бизнес процессов. Они действительно могут превратиться в сплошной кошмар, если бюрократия возымеет верх над здравым смыслом. С другой стороны, спланированные регулярные и конкретные совещания могут стать одновременно приятной и продуктивной паузой в трудовом дне, оставляя время на размышление, планирование, постановку целей и контролирование результатов. Неужели это не даст вам и вашему отделу преимущество? Уловите суть успеха и результат гарантирован.

www.thewell.ru