Аккаунт не активирован. Проверьте почту . 
  1. Работа в Украине
  2. Публикации о работе
  3. Новости Украины и мира
  4. Статьи

Офис, телефон, рицепшн…

15 Апрель, 2008 744

На самом деле это персонаж из комиксов. А в жизни все не так легендарно и ярко, скорее наоборот. Картинка меркнет при одном лишь воспоминании об офисной суете и ненормированном рабочем дне. Зато отсутствие глянца «компенсируется» разнообразием хлопот и стрессовых ситуаций. 

Однако одно остается незыблемым. Секретарь — во всех отношениях — лицо компании. А также ее голос, осанка, походка и манеры. Но внешность — это не длина ног и линия скул. Это отражение внутренней сущности: четкость и плавность, строгость и мягкость, жесткость и тактичность. Единство противоположностей.

Хороший секретарь в компании по значимости своей не уступает мифическому секретарю партийной ячейки. Без него остановятся все жизненно важные процессы фирмы, замрет работа и погибнет «офисный планктон». Заняв прочные позиции в экосистеме предприятия (не менее значимые, между прочим, чем любой другой сотрудник или даже директор), «правильный» секретарь становится сердцем компании, в то время как руководитель — ее мозг.

Если дела обстоят именно так — значит вы на месте. Этот критерий очень просто определяется чувством «своей тарелки»: если на работе вы как рыба в воде — значит, тест пройден и результат положителен. Так что, пусть кто посмеет буркнуть, мол, незаменимых не бывает. Кто угодно — только не секретарь! Это специалист, без которого невозможно существование ни одного офиса в мире.

Профессия сия делится на массу категорий, имеет множество названий, причем, среди некоторых нарицательное «секретарь» опускается. Голова кругом идет — особенно у тех, кто впервые пытается устроиться на такую работу…

Табель о рангах

Секретарь в приемной. Офисный цербер с мелодичным голосом, служит буфером между директором, менеджерами и клиентами.

Секретарь-референт. Должность, требующая эрудиции и инициативы, поскольку предусматривает обработку массы свежей информации.

Офис-менеджер. «По протоколу» это сотрудник, координирующий работу целого штата секретарей в крупной компании. Но по функциям чаще приближен к секретарю. Се ля ви: многим не нравится расхожее «секретарша» — офис-менеджером именоваться куда почетнее.

Персональный ассистент. Правая рука директора: функции органайзера, напоминалки и даже карандашной точилки. И в то же время — объект всеобщего преклонения и трепета: кто еще, как не личный ассистент босса, имеет непосредственный доступ к его телу? 

Впрочем, это классификация де-юре — на самом деле вариаций множество, а вышеописанные специализации в чистом виде не встречаются практически нигде, сплошные гибриды… Но де-факто все же можно вычленить два основных типажа.

I. «Принеси-подай»

«Обеспечение жизнедеятельности офиса». Сие размытое требование, будто библейское иносказание, включает в себя многое — и тот же кофе, без которого не забурлит кровь в жилах шефа, и еженедельный пятничный тур на почту для отправки кипы заказных писем, и закупка-распределение канцелярии (вдруг менеджер Пупкин останется без степлера, а принтер — без картриджа!). А также много — многое! — другое. Причем, не отменяет обязанностей классического белого воротничка — ведение делопроизводства. Утешает лишь требование по знанию основ оного — а не всех подводных камней и течений юриспруденции.

Обязанностей масса... А как же права? Скажем честно и сразу: право на отдых секретарь имеет только после канонических «18.00», да и то не каждый день. А поначалу придется частенько засиживаться после работы — дабы, как уже сказано, наладить ту самую жизнедеятельность.

Со временем становится легче: жизнь мерно течет в своем русле (которое формирует сам секретарь) и появляется больше времени… на другие хлопоты. Примерно следующие…

Традиционные функциональные обязанности секретаря

  1. Ведение общего делопроизводства. Составление и учет элементарных документов.
  2. Деловая переписка. Здесь может понадобиться тот самый «базовый английский». И непременно хорошая память, а также отсутствие привычки откладывать все в долгий ящик.
  3. Прием посетителей. Милая улыбка, приятный голос по телефону должны укрощать даже самых нервных потенциальных клиентов. 
  4. Бронирование билетов/гостиниц. Тут-то и пригодятся стальные нервы и чекистская выдержка! В офисных баталиях и прениях с руководством не расходуется столько нервных клеток, сколько при общении с «потусторонним» голосом «вражеского» менеджера в ожидании нужного ответа.
  5. «Чай-кофе-капучино». Чайную церемонию устраивать вряд ли придется, но хорошо заваренный напиток, приправленный любезной улыбкой, — немаловажный фактор для вызова (нет, не потусторонних сил — это уже спиритический сеанс!) благодушия и расположения клиента.
  6. Реферирование. Интересное занятие, требующее интеллектуальных усилий и творческих задатков.
  7. Протоколирование совещаний. Внимательность и навыки стенографии помогут не упустить важную мысль, прозвучавшую на планерке.
  8. Организация мероприятий. А-ля конференции, совещания, корпоративные вечеринки... В маленьких компаниях, как правило, ограничиваются последним пунктом.
  9. Исполнение мелких поручений начальства, как то: поход за минералкой или покупка словарей.

II. Серый кардинал

Такой сотрудник есть на любом предприятии: будь то мини-пекарня, специализирующаяся только на круассанах и исключительно с курагой, или же гигантский медиахолдинг, владеющий сознанием половины граждан страны. В большинстве случаев это секретарь. Причем, несущественно, как официально звучит должность, главное — степень его влияния на решения босса.

Идеальный альянс

Это не такой парадокс как «счастливый брак», а вполне реальная ситуация. Подсчитано, что хороший секретарь может повысить производительность труда своего руководителя почти вдвое. Естественно, прочный тандем образуется не за месяц и даже не за год. Однако гармония устанавливается лишь при полном доверии и взаимоуважении сторон. Причем, на этой должности не надо будет доказывать свои заслуги перед Отечеством — они (равно как и их отсутствие) видны невооруженным директорским глазом. Конечно, здесь многое зависит от вашей безупречности. Но есть решающий фактор.

«Биг босс»

Вы полагаете, что только вас выбирают? Нет! Вы отдаете предпочтение тому или иному работодателю так же, как и он вам. Это одно из основных прав и свобод, утвержденных не конституцией, а жизнью. Текущая ситуация на рынке вакансий подтверждает: соискатели на вышеописанную должность столь же переборчивы, как и работодатели. У настоящего секретаря, как и у потомственного дворецкого, непременно должно быть чувство собственного достоинства.

Поэтому, если предполагаемый шеф вам пришелся не по вкусу, показался неразумным, заносчивым или не весть каким еще, — не стоит писать заявление о приеме на работу! Босса надо выбирать также придирчиво, как и мужа. Сами подсчитайте, сколько времени вы проведете плечом к плечу и сколько пудов соли съедите за годы плодотворного сотрудничества. И ровно так же, как бывают хорошие и плохие супруги, встречаются скверные и замечательные начальники. Отношения либо складываются, либо нет. И это станет понятным уже в течение месяца — как раз таков испытательный срок у соискателя на должность секретаря.

Широчайший диапазон

Как вакансий и возможностей, так и зарплат. Возрастная планка, правда, коротковата — 18-35 лет. Новичок без опыта работы и «школьным» английским может рассчитывать на 220 долларов (правда, случаются и досадные казусы — 150 условных единиц и безразмерный список обязанностей). Доходы же опытных специалистов составляют 800 у. е. в месяц. Впрочем, бывают приятные исключения — вакансии с зарплатой от $1000.

Прежде чем отправить свое резюме на эту должность, стоит поискать у себя следующие черты…

Незаменимые качества незаменимого работника

ü      Порядочность, она же честность.

ü      Ответственность.

ü      Педантичность.

ü      Аккуратность.

ü      Отличная память.

ü      Внимательность.

Что касается практических требований, то все без исключения работодатели в первую очередь желают слышать от кандидата грамотную речь. Иногда — даже английскую. Но вот обладателей «длинных языков» отвергнут — а кому охота демонстрировать скелеты из офисного шкафа?!

Обязательны высшее образование (хотя бы в процессе получения) и знание программ Office Windows. Некоторые работодатели запрашивают также навыки работы в «1С: Бухгалтерия».

Очень желательны рекомендации — ведь логично, что, прежде чем открыть доступ к документации новичку, работодатель хотел бы иметь какие-то гарантии. Ими и послужит доброе слово, замолвленное за вас бывшим шефом.

Все наниматели единодушны относительно вредных привычек: у секретаря их быть не должно. Перекуры отнимают много времени, к тому же никотиновые миазмы могут вызвать антипатию у клиентов, причем, уже к компании.

Отдельно стоит подчеркнуть вопрос внешности, ибо фраза «имидж — все» в данном случае однозначна: образ секретаря — это образ компании. Тем не менее, HR-менеджеры сетуют, что многие приходят на собеседование в неподобающем виде.

Компоненты презентабельности

Некоторые дамы с пониженной эстетической чувствительностью подразумевают под сим качеством, кое так жаждет видеть в соискателе работодатель, полуметровый нейл-арт, убойный парфюм и лаковый пиджак пламенного цвета. Но все обстоит с точностью до наоборот: самый вызывающий маникюр — французский; самая кричащая деталь — шарфик.

Неудачные копии с обложек глянцевых журналов пестрят в толпе, вам же из нее надо выделиться. Неожиданный ход: серый костюм, светлая блузка — флер туманного Альбиона… Кстати, викторианская сдержанность секретарю понадобится всегда и во всем.

Есть такое понятие — дресс-код. И его надобно строго соблюдать — даже, когда претендента еще не приняли на работу. Кресло секретаря — не то место, где оценят эффектный пирсинг или витиеватую татуировку. Никаких излишеств! Не обремененные чувством прекрасного леди норовят расфуфыриться перед собеседованием, но опытный кадровик сразу видит, кто, чего и сколько стоит.

Небеса обетованные

Не деньгами едиными живет секретарь. Но и чаяниями о продвижении: поднаторевши в своем деле, съев собаку и наточив зубы, «серому жакетику» можно смело шагать вверх по карьерной лестнице. В зависимости от специфики работы компании следующая ступенька может называться «менеджер» или «бухгалтер» или даже «помощник директора». 

Должность секретаря — зачастую прекрасный старт в самом начале трудовой карьеры. Это место для трудолюбивых, избирающих род деятельности, но окончательно не определившихся с видом. Поработав секретарем в компании, специализирующейся в той или иной отрасли, как правило, становятся более уверенными в предпочтениях. И если специальность по душе, открываются два пути.

1. Набраться опыта и рекомендаций и уйти в свободное плавание. Так часто поступают юристы и экономисты: обучаясь на заочном, можно устроиться ассистентом бывалого адвоката или помощником опытного бухгалтера. Будущее уже зависит от способностей и трудолюбия.

2. После парочки лет стахановских свершений получить повышение — и по службе, и зарплаты.

Возможность такого развития событий вы увидите (или НЕ увидите) уже в течение первых месяцев работы в коллективе.

Скучно

Весело

Ежедневная рутина. Скажем так, занятие не для феерично-творческих личностей.

Четкий график и ритм работы. Отлаженный, направляемый именно вами, процесс.

Периодические стресогенные ситуации.

Возможность купаться в волнах симпатии всего без исключения коллектива.

Риск развития комплекса неполноценности на фоне требования всегда держать себя в руках.

Высокий индекс доверия со стороны руководителя.

Необходимость постоянной концентрации внимания из-за «многофункциональности»

Возможность приобрести ценный опыт

 

***

В Украине существует сообщество, объединяющее секретарей всех мастей. Узнать о его работе можно на сайте sekretar.com.ua

Марина Боровская, руководитель кадрового агентства «Пропоную роботу»:

— Действительно, эта должность имеет, пожалуй, самую многовариантную служебную инструкцию. Ее содержание зависит от масштабов, рода деятельности и сроков пребывания предприятия на рынке. Как правило, в относительно старых компаниях со сложившимися традициями эта должность строго регламентирована, что упрощает работу, однако сделать карьеру там будет намного труднее.

 

Люся ШВАРЦ

Читайте также
  • Причины смены рабочего место специалистами IT 5 Декабрь, 2016Результаты последних опросов IT-специалистов показали, что, в основном, работники довольны своей работой и родом занятий. Тем не менее, многие специалисты IT-сферы серьезно задумываются о смене рабочего места в 2017 году.
  • Открыть свое дело: направления, способствующие этому 5 Декабрь, 2016Многие специалисты – аналитики, исследовавшие не один десяток успешных бизнес-стартов, уверяют, что сегодня, в Украине самое благоприятное время для начала собственного дела.
  • Наперегонки с инфляцией: спринт, марафон или спортивная ходьба 2 Декабрь, 2016Хочется верить в лучшее. Наши «тренеры» понемногу переходят от «спортивной ходьбы» к изнурительному «марафону», обещая индексацию и в следующем году. Причем, грядущая индексация, просто пугает своими цифрами.
  • В обход стереотипов: секрет вашего успеха на собеседовании 1 Декабрь, 2016Если вы столкнулись с проблемой в уверенности благоприятного исхода вашего предстоящего собеседования, прочтите это до конца и… получите свою работу!
  • Работа на Новый год30 Ноябрь, 2016

    Начало декабря – отличное время, чтобы задуматься о новогодних и рождественских праздниках, а также о своей занятости на этот период времени. Некоторым специалистам к этому времени не удалось трудоустроится, но это вовсе не значит, что они в безвыходном положении. Для многих соискателей работа на Новый год – это возможность получить хорошую прибыль и заработок. Именно поэтому они оставляют на рождественский период большие надежды.